Saiba como tornar a rotina ideal uma realidade e ganhar tempo em seu dia a dia
Existem ocasiões em que o nosso maior desejo é que o dia tenha mais de 24 horas, simplesmente porque queremos realizar todas as tarefas, profissionais e pessoais, sem ter de sacrificar nenhum compromisso, nem o nosso querido sono. Infelizmente (ou felizmente), não é possível estender o expediente do relógio, no entanto, é viável, sim, ganhar tempo extra todos os dias da semana e se tornar ainda mais produtivo.
Os cinco primeiros passos desta empreitada, você conferiu aqui. (Se ainda não leu, recomendamos a leitura, para entender melhor as dicas deste post.) Ou seja, se você sabe aonde quer ir e como chegar lá, já tem um grande aliado no gerenciamento de sua rotina. Mas, se o objetivo é fazer realmente o dia render mais, é necessário ir mais fundo no assunto.
A verdade é que não paramos para organizar a nossa vida, pelo contrário, simplesmente engatamos a primeira marcha e seguimos viagem. Consequentemente, a tendência é reclamar sem, de fato, termos consciência da nossa rotina. E não são apenas as tarefas profissionais e compromissos particulares que a influenciam; nesta lista, devem ser incluídos também hábitos e atitudes que, quase sem querer, acabam por sabotar a nós mesmos. Sabendo disso, que tal parar alguns minutinhos para uma reflexão?
Comece estabelecendo uma divisão de seus horários que você considere ideal. Leve em consideração cada detalhe: tarefas diárias do trabalho, novos projetos, pendências e afins. Não se esqueça que a vida não é apenas a empresa, logo, seus momentos pessoais – hobbies, família, amigos, prática de esportes… – devem fazer parte. Vale fazer um cronograma, classificar por minutos/ horas ou até mesmo, usar porcentagem. Por exemplo: “Gostaria de dedicar 20% do meu tempo para estudar sobre determinado assunto. 15% para novos clientes…”
Feito isso, dedique-se por duas ou três semanas na avaliação de como funciona a repartição de seu tempo efetivamente. Nesta fase, anote todos os dias o tempo gasto para cada tarefa – seja honesto e inclua também eventuais pausas ou contratempos e o tempo real de conclusão. Por exemplo, “Às 13h comecei e às 15h30 terminei a planilha X. Mas, parei 4 vezes para fazer outras coisas.”. Com todas essas informações, será mais fácil identificar possíveis causas da falta de espaço na agenda e então, solucionar. Sobretudo, é investigar se você está destinando esforços ao que realmente importa.
Para finalizar, confronte a divisão que imaginou com a realidade. Muito provavelmente, você descobrirá que aqueles 20% são na realidade, 5%. Pode parecer frustrante à primeira vista, mas, não desanime! É preciso analisar corretamente todos esses dados, pois eles podem trazer mais respostas do que você imagina. Você poderá entender as razões do uso real com o ideal e, é claro, detectar onde estão as perdas de tempo e identificar as causas disso.
Pronto! Conhecendo cada detalhe de sua rotina, basta apenas agir para consertar um mau planejamento, rever um objetivo não muito claro, organizar melhor o que precisa ser feito diariamente. No entanto, o mais importante é verificar se o tempo dedicado a cada ocupação corresponde à importância relativa a ela, e se outras coisas ou pessoas não merecem alguns minutinhos a mais. Você verá como a tudo fica mais leve – e produtivo!
